Cómo mejorar la comunicación formal e informal

¿Qué es la comunicación formal? ¿Cómo mejorarla?

La comunicación formal es un sistema de comunicación que se basa en los canales y sistemas designados oficialmente. En un entorno organizativo, la comunicación formal se describe como el envío y la recepción de documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, entre otros.

Esta forma de comunicación está respaldada por las estructuras y pautas organizativas autorizadas, que ayudan a garantizar que todos en la organización la entienden. Un ejemplo es la información confidencial, que solo está destinada al receptor, y debe comunicarse en un entorno de comunicación formal.

Entre las principales ventajas de la comunicación formal destacan dos:

• Siempre está respaldada por el documento escrito o cualquier otra evidencia documental.
• En general, tiene una gran influencia en la estructura organizativa.

Pero, esta forma de comunicarse tiene sus inconvenientes y uno de los principales es que, caso de surgir problemas que necesiten una solución inmediata, requiere de demasiada burocracia, lo que se traduce en tiempo de gestión y en retrasos en la toma de acción.

No obstante, la comunicación formal puede mejorarse, por ejemplo, siguiendo estas recomendaciones:

• Tratar de evitar el excesivo formalismo que pueda dar lugar a interpretaciones erróneas. Algunas personas no se dan cuenta de que sus comunicaciones por correo electrónico, debido a su brevedad, pueden parecer más graves o serias de lo que se pretendía originalmente. Encontrar la manera de suavizar la redacción usando frases más amables y evitar del todo el sarcasmo pueden facilitar la comprensión del mensaje por parte del receptor.

• Revisar las comunicaciones y asegurarse de que su contenido es el que debe ser. En el caso de las comunicaciones de negocios siempre merece la pena invertir un tiempo en revisar el correo electrónico antes de darle al botón de enviar. No se trata solo de comprobar ortografía y gramática, ni una cuestión de estilo. También hay que asegurarse de que todo lo que se quiere expresar queda contenido en esas líneas, que los destinatarios de la misiva son los correctos y que no hay ningún párrafo p frase que pueda dar lugar a malas interpretaciones. Una de las formas más efectivas de prevenir tales errores es leer los correos electrónicos en voz alta antes de enviarlos.

• Tener en cuenta que, cuando es escrita, puede servir como medio de prueba. El hecho de que se haya eliminado un correo electrónico no significa que ya no exista. Con la amplitud y la popularidad cada vez mayor del descubrimiento electrónico, la industria forense informática se ha especializado en recuperar información negativa que los usuarios de equipos informáticos creían haber eliminado.

• No utilizar las comunicaciones formales para fines que no sean puramente formales. No es una buena práctica criticar a alguien en un correo electrónico. Si se tiene un desacuerdo con un empleado subordinado o compañero de trabajo, es mejor usar el teléfono, o todavía más conveniente, hablar con esa persona cara a cara. La conversación sigue siendo la mejor forma de comunicación, especialmente cuando se trata de emociones. El correo electrónico es útil cuando necesita desglosar argumentos complejos por escrito para mayor claridad, para facilitar la revisión de varias personas al mismo tiempo, o cuando hablar (en persona o por teléfono) no es una alternativa viable debido a la presión del tiempo, para convencer es mejor hablar en persona.

• Asegurarse de que las comunicaciones formales han sido recibidas. Solicitar que se confirme la recepción alguna comunicación por correo electrónico es una práctica invaluable que transmite un sentido de profesionalidad que bien vale su tiempo extra.

• Organizar rutinariamente los correos electrónicos y el tiempo dedicado a preparar y leer comunicaciones formales de la empresa. Tomarse unos minutos del día para organizar los correos electrónicos por tema, cliente, fecha o lo que sea mejor para cada uno, a modo de rutina diaria, ahorra tiempo a largo plazo y ayuda a aumentar la productividad laboral.

Estas recomendaciones son simples y fáciles de poner en práctica, pero seguirlas ayuda a mantener el tono correcto en las comunicaciones corporativas, evitar responsabilidades legales y aumentar la productividad.

Se trata de objetivos que no están únicamente limitados a una forma de expresión y que deberían plantearse en lo que respecta a la comunicación formal e informal.

¿Qué es la comunicación informal y cómo se puede mejorar?

Este tipo de comunicación se basa en las relaciones personales con alguien y, por la misma razón, está libre de todo tipo de formalidades organizativas y reglas corporativas. En comparación con la comunicación formal, la comunicación informal no tiene una clasificación determinada, por lo tanto, por la misma razón, puede adoptar formas muy diferentes.

Una de las principales desventajas de la comunicación informal es que no cuenta con el respaldo de documentos escritos y que, por tanto, no suele ser posible emplear como evidencia o medio de prueba en caso de necesidad.

Por otro lado, la principal ventaja de la comunicación informal es su velocidad y agilidad, que impulsa la de la toma de decisiones.

Comunicación formal e informal se pueden optimizar y, si en líneas precedentes veíamos cómo obtener resultados más en línea con las expectativas en la comunicación formal, esta optimización se puede llevar al terreno de lo personal si:

• El emisor del mensaje intenta ser responsable en su tarea de comunicar.
• Se busca el respaldo de fuentes contrastadas para emitir datos objetivos, y no simples intuiciones o juicios personales.
• Se trata de ofrecer la información de mayor calidad y más completa posible.
• Se escogen los canales y momentos más adecuados para mantener la comunicación.
• Se comunica en línea con valores empresariales como la honestidad, el respeto y la transparencia.

¿Cuál es la diferencia entre comunicación formal e informal?

La diferencia principal entre la comunicación formal e informal es que la comunicación formal siempre está respaldada por canales de comunicación predefinidos, mientras que no hay reglas establecidas para la comunicación informal.

Además de esta distinción, existen otras como los momentos en que se producen una y otra comunicación o la agilidad con que se puede intercambiar los mensajes y su feedback.

Ambos tipos de comunicación son esenciales para las empresas y sus equipos y, por eso, hay que velar por el mantenimiento de las condiciones óptimas para que, en los dos casos, el intercambio de información sea lo más eficaz posible.