Anticipo a proveedores, ¿cómo se contabiliza?

El anticipo a proveedores es algo habitual en el mundo de las pymes, un requisito de algunos proveedores que las pequeñas empresas deben aceptar si quieren asegurar el suministro de esos servicios o productos que necesitan para operar. ¿En qué consiste exactamente el anticipo a proveedores? ¿Qué características principales debemos conocer sobre este abono por anticipado? ¿Cómo debemos registrar en nuestros libros contables este pago por adelantado? Todas las respuestas a estas y otras interesantes preguntas en nuestro artículo de hoy.

¿Qué es el anticipo a proveedores?

El anticipo a proveedores consiste, simplemente, en adelantar el pago de la factura de un pedido (de una mercancía o de un servicio) solicitado por una empresa a su proveedor. Esta fórmula es bastante habitual entre los autónomos y las pequeñas empresas ya que no disponen del poder suficiente como para negociar otras fórmulas de pago a sus proveedores quizá más ventajosas y que les permitieran reducir los gastos diarios que genera su actividad.

Adelantar el pago de un pedido futuro a un proveedor no es una práctica inusual ni dañina, pero sí tenemos que saber algunos detalles sobre esta forma de abono anticipado, unos detalles contables que nos permitan registrar correctamente este gasto en el apartado contable que le corresponde según el Plan General Contable.

Características del anticipo a proveedores

Anota, entonces, las principales características del anticipo a proveedores:

• El anticipo a proveedores puede ser total o parcial.
• Si el pago del pedido por anticipado es total, abonaremos al proveedor el importe total de la factura correspondiente incluido el IVA soportado.
• Si negociamos bien o llevamos tiempo trabajando con la misma empresa, nuestro proveedor puede permitir que adelantemos únicamente una parte de la factura final. En este caso, el importe que abonemos por adelantado se nos descontará de la factura final.
• En ambos casos (anticipo a proveedores total o parcial) las facturas del abono adelantado incluirán el IVA.
• El anticipo que estamos haciendo forma parte de los activos de nuestra empresa y deben registrarse como tal en nuestros libros contables. Según el Plan General Contable, el abono del pedido por adelantado se asentará en la cuenta 407. En el momento en que recibamos la mercancía que hemos pagado por adelantado, moveremos ese importe de la cuenta 407 a la cuenta número 600.

El anticipo a proveedores en el Plan General Contable

Las PYME que no cuentan con asesores internos o externos que se ocupen de la contabilidad, suelen tener problemas a la hora de registrar el anticipo a proveedores en su Plan General Contable o PGC. Vamos a intentar aclarar este tipo de cuestiones de la forma más sencilla posible viendo cómo se contabiliza el anticipo a proveedores en el balance de la empresa:

Cómo se contabiliza el anticipo a proveedores y qué pasa con el IVA

Según el Plan General Contable la cuenta que tenemos que utilizar para registrar este anticipo a proveedores es la 407, dentro del subgrupo número 57 y con el epígrafe denominado “Existencias”. ¿Y qué pasa con el IVA del anticipo a proveedores?

No es una cuestión para nada compleja. Lo único que necesitas es recordar que tienes que registrar el IVA soportado de ese abono por adelantado. Ese impuesto se anota en la cuenta 472 del PGC.

Cómo es el asiento contable del anticipo a proveedores: ejemplo práctico

Un ejemplo práctico: imagina que tienes una pequeña carpintería y que tu proveedor de listones de madera te exige que abones por adelantado la totalidad del pago de tu próximo pedido que asciende a 1000 euros + el 21 % de IVA. El abono de la factura (importe total + IVA) lo realizas ingresando el dinero en la entidad bancaria que te indique tu proveedor de madera.

Con estas premisas, el asiento contable que registre la operación del pedido por adelantado sería el siguiente:

Un resumen completo del registro en nuestros libros de contabilidad sería el siguiente:

Como ves, entender y registrar correctamente esta figura contable que es el anticipo a proveedores no es tan complicado como podría parecer a simple vista. De todas formas, nuestro consejo para pymes y emprendedores es siempre el mismo: para evitar problemas contables, lo mejor es confiar en los servicios de un buen asesor interno o externo o utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita automatizar este tipo de tareas.