La formación continua en la empresa: qué, cómo y por qué

“La vida debe ser una continua educación”. Esta cita del escritor francés Gustave Flaubert debe aplicarse tanto al ámbito personal, como al profesional, pues la formación continua en la empresa es sinónimo de satisfacción laboral, alto rendimiento y productividad.

Por el momento, parece que el tejido empresarial español está en el buen camino. Así, como pone de manifiesto el informe Esenciales, publicado en octubre de 2016 por la Fundación BBVA, frente a la caída del gasto público en formación ocupacional, el gasto en formación continua por parte de las organizaciones se ha duplicado entre 2007 y 2013, alcanzando los 7.320 millones de euros. No obstante, aún queda mucho camino por recorrer.

¿Qué es la formación continua?

De forma sencilla, para Francesco Avallone, autor de La formazione psicosociale:metodologie e technique, la formación continua “significa generar cambios en la actuación laboral de los empleados”.

Más completa es la definición de William McGehee y Paul W. Thayer, quienes la describen en su obra Training in Business and Industry  como “los procedimientos formales que una organización utiliza para facilitar el aprendizaje, de forma que la conducta resultante contribuye a la consecución de las metas y objetivos de la organización”.

Por su parte, Irwin L. Goldstein, en Training in Work Organizations, concibe la formación continua como “la adquisición sistemática de actitudes, conceptos, conocimientos, reglas o destrezas que implican una mejora en la realización del trabajo”.

Asimismo, el Ministerio de Trabajo se refiere a la formación continua como “el conjunto de acciones formativas realizadas por las empresas y dirigidas a sus trabajadores, que se caracterizan por estar financiadas directa o indirectamente, de forma parcial o total por las empresas y tener como objetivo mejorar o adaptar las capacidades profesionales de sus trabajadores, sus conocimientos o sus cualificaciones a condición de que tengan relación con la actividad o profesión que realicen o vayan a realizar en el futuro en la propia empresa”.

¿Por qué incluir planes de capacitación en las empresas?

La puesta en marcha de iniciativas de formación continua en las organizaciones conlleva beneficios tanto para los profesionales como para las compañías, pues, como señala C. Lemoine en Evolution of Training in Organizations, es un factor clave que permite la adaptación estratégica del capital humano a los cambios que se producen en los mercados y las empresas.

En este sentido, los trabajadores que pueden acceder a programas de capacitación obtienen las siguientes ventajas:

• Adquieren nuevas competencias y habilidades vinculadas a su carrera profesional.
• Se sienten más satisfechos y motivados al percibir que la organización se preocupa por su desarrollo.
• Aumenta su confianza para desempeñar sus puestos y asumir nuevas responsabilidades.
• Se propicia una mayor participación e innovación, como consecuencia de esa mayor autoestima y capacitación.
• Se reducen los errores y accidentes laborales.
• Mejoran su capacidad de adaptación a los cambios y disminuye el estrés laboral.
• Se facilita la coordinación entre los empleados.
• Ofrecen una mayor efectividad en sus funciones.
• Se potencia las posibilidades de promoción interna de los profesionales, al sumar nuevas destrezas.
• Consiguen un mejor desempeño que redunda en la productividad global de la compañía.

Por su parte, el retorno de la inversión de la formación continua para las compañías se ve reflejado en los siguientes aspectos:

• Permite conocer cuáles son las fortalezas y debilidades de la plantilla, lo que potencia un reparto óptimo de funciones.
• Refuerza la cultura organizacional, con profesionales que se sienten satisfechos e integrados dentro de la empresa.
• Los valores y misión de la compañía se consolidan entre el capital humano.
• Al aumentar la motivación y satisfacción, se reducen los índices de rotación de personal, permitiendo mantener el talento.
• Impulsa la reputación y el employer branding de la empresa, potenciando la atracción de los mejores perfiles a la compañía.
• Genera un ahorro, al contar con una estructura de alto rendimiento y reducir los errores laborales.
• Aumenta la innovación de los equipos, contribuyendo a crear una ventaja competitiva frente a la competencia.
• La mayor productividad de la plantilla se traduce en mejores resultados económicos para la organización.

¿Cómo desarrollar programas formativos en la organización?

Ahora bien, como apunta Goldstein en su trabajo Training in Organizations, “la formación no es un remedio curalotodo; esta debe ser sistemática y planificada y formar parte de un proceso secuencial y lógico, compuesto por una serie de pasos que hay que tener en cuenta”.

Por tanto, para que la inversión en formación continua empresarial consiga buenos resultados es necesario planificar los programas siguiendo los siguientes pasos.

– Identificación de las necesidades formativas

¿Para qué vamos a organizar un curso de gestión de un software para toda la plantilla cuando solo trabajan con él un par de empleados? Las iniciativas formativas de la empresa deben ir dirigidas a satisfacer las necesidades de cada colaborador, a preparar a los equipos para posibles cambios o demandas del mercado o a adaptar al personal a la actualización tecnológica, por lo que es importante detectar cuáles son las áreas de mejora.

Para lograrlo, las empresas tienen a su disposición las siguientes herramientas:

• Entrevistas: los encuentros directos con los profesionales permiten conocer de primera mano cuáles son las expectativas del trabajador a nivel formativo: en qué áreas se siente menos preparado, cuáles son sus planes de carrera, en qué ámbitos se siente interesado…
• Encuestas: mediante cuestionarios, los departamentos de Recursos Humanos también pueden descubrir los intereses formativos de la plantilla.
• Evaluación del desempeño: a través de instrumentos de evaluación del desempeño, la empresa puede detectar las áreas de mejora de cada empleado.
• Observación: también los superiores directos pueden informar sobre las fortalezas y debilidades de los trabajadores a su cargo.
• Tests de conocimiento: otra forma de conocer qué materias son prioritarias para su formación son pequeños exámenes o pruebas sobre aspectos concretos, como el nivel de idioma o el uso de un software.

– Diseño del plan formativo

Una vez que conocemos qué aspectos se deben mejorar a nivel personal y organizacional, el siguiente paso es concretar las acciones de formación continua que se van a llevar a cabo, quiénes se van a beneficiar de las mismas, cuándo se van a impartir y la metodología elegida en cada caso.

Respecto a los métodos, existen en la actualidad diversas técnicas para llevar a cabo la formación continua en la empresa. Estas son algunas de las alternativas más empleadas:

• Presencial. Es la clásica opción para desarrollar el aprendizaje y supone la realización de un curso o programa en una entidad especializada externa, lo que supone que los trabajadores deban desplazarse hasta la academia para recibir la formación.
• In company. La metodología empleada es igual que en el caso de la formación presencial con la particularidad de que en este tipo es el docente o tutor el que se desplaza hasta la compañía para impartir el programa. Es muy utilizada hoy día ya que permite un mejor ajuste de los contenidos a las necesidades de la empresa, pues el encargado de la formación puede conocer el ambiente y funcionamiento de la organización.
• On line. Dada su flexibilidad, el e-learning es también una modalidad muy extendida en el ámbito empresarial, pues permite a la plantilla acceder a unos contenidos teóricos y prácticos desde un dispositivo electrónico, pudiendo realizar el curso en función de su disponibilidad.
• Blended learning. Es un híbrido entre la formación online y la presencial, pues combina contenidos a distancia con clases presenciales sobre aquellos aspectos que necesiten un mayor refuerzo.

– Análisis de resultados

Para saber si el programa de formación continua ha sido exitoso o no es imprescindible utilizar el big data para evaluar el impacto de las acciones. Así, la empresa podrá determinar qué iniciativas han generado efectos más positivo y cuáles no, de cara a la planificación posterior.

¿Cómo determinamos el éxito de la formación continua? Estos indicadores desvelarán los resultados de los programas:

• De gestión: son los relativos a los aspectos organizacionales del programa formativo y miden, entre otras cosas, el costo por curso, gasto por trabajador, ratio de alumno por tutor…
• De efecto: se trata de analizar la valoración de los empleados respecto a la formación, por lo que se evalúan indicadores como número de inscritos por programa, porcentaje de participantes respecto al total de la plantilla, tasa de abandono…  
• De resultado: el objetivo es determinar el grado de éxito de la formación continua tras su culminación, centrándose en parámetros como el ratio de trabajadores que han superado el programa, calificaciones obtenidas, conclusiones del tutor o valoración de los alumnos, entre otros.   

De impacto: tiene como finalidad desvelar el impacto que la formación continua provoca en el desempeño de los trabajadores a medio o largo plazo, como aumento de la productividad, reducción de los accidentes laborales o incremento de la satisfacción de la plantilla.