Protocolo empresarial: cómo elaborar tu manual

El protocolo empresarial está formado por todas aquellas normas o reglas bajo las que actúa una empresa. Puede aplicarse únicamente para ceremonias y para algunos eventos determinados, pero también puede ir más allá y abarcar hasta las propias relaciones entre los trabajadores. Cada empresa es libre de decidir lo que incluirá el suyo.

Con el objetivo de que lo conozcan todos las personas que forman parte de ella, la empresa puede elaborar lo que se conoce como manual de protocolo empresarial. Se trata de un documento en el que se explican y detallan todas las normas bajo las que la empresa debe actuar y las situaciones en las que estas se deben aplicar.

A continuación podrás ver una propuesta que te ayudará a redactar tu manual de protocolo empresarial. Recuerda en todo momento que se trata de una guía, por lo que no debes tomar estas indicaciones de forma rígida.

Manual de protocolo empresarial: ¿qué incluir en él?

Quienes tienen preguntas acerca de los manuales de protocolo empresarial suelen dudar acerca de qué puntos incluir en el suyo. Algunos de ellos que recomendamos son:

1. Índice de contenidos. Al comienzo del manual recomendamos incluir un índice que permita al lector hacerse una idea general de qué puntos incluye el manual si aún no lo ha leído, o bien encontrar de forma rápida una información determinada si ya lo ha leído pero no recuerda en qué páginas está. En el caso de un manual de protocolo empresarial en formato digital (PDF, por ejemplo), recomendamos que los puntos del índice estén hipervinculados hacia sus respectivas páginas.
2. Descripción de la empresa. Es importante dedicar unas páginas a explicar a qué se dedica la empresa, cuáles son sus objetivos, su visión, su misión, sus valores, su organigrama… Esto será de especial utilidad para los nuevos empleados, ya que con dicha información podrán enlazar y recordar mejor el protocolo empresarial establecido respecto a lo que se le ha explicado acerca de la empresa.
3. División por capítulos acerca de los fines del protocolo empresarial. Como comentábamos al comienzo de este artículo, cada empresa decide qué situaciones contemplará su protocolo empresarial. Una vez decididas, es recomendable dividirlas en capítulos en el manual para facilitar la distinción entre ellas. Algunas de las que recomendamos son:
   1. Protocolo empresarial estándar. Todas aquellas normas que todo integrante de la empresa debe aplicar en cualquier situación. Por ejemplo, una forma concreta de identificarse como miembro de ella o la manera de atender a los clientes.
   2. Protocolo ceremonial. Para todo lo referente a actos públicos, celebraciones, etc., tanto internos como externos, se pueden establecer unas normas como puede ser la forma de vestir. Por ejemplo, una empresa que utiliza el azul oscuro como color corporativo puede pedir a todos sus empleados que vistan de dicho color en cualquier acto ceremonial.
   3. Protocolo público. La empresa puede elaborar unas normas de comportamiento, presentación, conversación… específicas para aquellos eventos a los que acudan personas representantes del sector público. Quizá algún tipo de obsequio serigrafiado sea recomendable para determinadas empresas.
   4. Protocolo de networking. Para establecer contactos profesionales, las empresas también pueden establecer una forma de presentación determinada o cualquier otra norma de comportamiento.
   5. Protocolo escrito. Todas aquellas comunicaciones que se establezcan por escrito, como por ejemplo una carta o un correo electrónico, pueden seguir también unas normas determinadas. ¿Es mejor que tu empresa salude utilizando emoticonos como la clásica sonrisa 🙂 o es preferible que no lo haga? Este tipo de preguntas son las que ayudan a elaborar las normas de protocolo escrito.
   6. Protocolo interno. Establece normas de oficina y cómo actuar con los propios miembros de la empresa. Por ejemplo, si les enviamos un ticket regalo en Navidad, ¿cómo debe hacerse?

Estos han sido algunos de los tipos de protocolo que se pueden distinguir en un manual de protocolo empresarial, pero recuerda que son solo ejemplos para actuar como inspiración. Para determinar cuáles son los recomendables para tu caso, debes hacer un estudio personalizado de tu empresa y elegirlos haciéndote la pregunta esencial «¿qué objetivo tiene para mí establecer este tipo de protocolo?».

Esperamos que los ejemplos propuestos te resulten de utilidad.