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Procedimientos tributarios: mejores prácticas para empresas

La gestión de los tributos que realiza el Estado deriva en distintos procedimientos que implican a particulares y empresas. Los procedimientos tributarios ponen en contacto a los contribuyentes con la Administración, con motivo de la inspección, recaudación, simple gestión documental o sanción.


En ocasiones, los procedimientos tributarios serán iniciados de oficio, otras a instancias de particulares, aunque, en ambos casos tienen en común una característica, la necesidad de que quien es requerido a participar en ellos lo haga con la diligencia debida.

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¿Cómo actuar con diligencia ante los procedimientos tributarios?

La diligencia en la actuación ante procedimientos tributarios comienza mucho antes de ser requerido por la Administración. Llegado el momento, es posible tener que presentar una serie de documentación que deberá estar completa, debidamente ordenada y en buenas condiciones. ¿Y qué implica esto? La necesidad de un trabajo previo, diario, de mejora de la gestión de documentación en la empresa.

Evitar multas y sanciones consecuencia de procedimientos tributarios es posible si se aplican algunas mejores prácticas en la empresa. Entre ellas, destacan las siguientes:

  • Conservación de documentos. La conservación de cierta documentación es obligatoria y, en algunos casos, los archivos pueden tener que guardarse hasta diez años. Esto implica que hay que velar por su adecuada preservación. Las copias de seguridad e implementación de software de protección de datos garantizarán poder aportar a los procedimientos tributarios los documentos electrónicos que sean solicitados en condiciones de integridad. Y, cuando la documentación requerida esté en papel, lo importante será hacer una buena elección del mismo, conservar en lugares adecuados y, tanto si se trata de manuscritos, como de archivos impresos, asegurarse de que la tinta sigue siendo legible y no se ha borrado con el paso del tiempo. En este sentido, escanear los documentos en papel suele ser una medida muy recomendable, para evitar sorpresas.
  • Orden de la documentación. Para poder aportar todos los documentos que sean requeridos en los procedimientos tributarios es preciso poderlos localizar. Cuando se trata de archivos recientes resulta más sencillo, pero el problema está en que, en ocasiones, será necesario remontarse algunos años. Sistemas de facturación centralizada pueden simplificar mucho las cosas. Ticket Gasolina, por ejemplo, reúne todos los pagos en una factura única, que facilita la desgravación del IVA, a la vez que hace posible llevar una gestión más ordenada de los gastos de repostaje de combustible.

  • Digitalización. Hoy día tendemos a priorizar los formatos electrónicos. Incluso para las dietas de autónomos de manutención hay que escoger formatos telemáticos en vez de efectivo si se quiere obtener el beneficio de las deducciones. Contando con soluciones como Ticket Restaurant, la gestión se simplifica y se puede tener la seguridad de contar con un medio de prueba del gasto y las facturas abonadas en cada periodo.

Cumplir con las exigencias de los procedimientos tributarios es una obligación para con la Administración pero, hacerlo de forma diligente, no sólo agiliza los trámites y gestiones, sino que puede revelar la profesionalidad de los responsables del negocio y mejorar la imagen pública de la empresa.

 

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