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Modelos para tener un mayor control en los gastos en dietas y kilometraje

Contar con empleados que se desplazan habitualmente requiere llevar un control exhaustivo de los gastos en dietas y kilometraje. Esto es necesario no sólo para asegurar la salud financiera de la empresa, sino también para asegurarnos de que el empleado solo pasa aquellos gastos relacionados con su actividad laboral.

Por ejemplo, el descontrol en los gastos variables supone a las pymes una pérdida de unos 1.000 millones de euros en IVA deducible; según datos de Expansión.

 

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Las dietas se componen de los gastos relacionados con la manutención y estancia del empleado desplazado fuera de su lugar habitual de trabajo. Y los gastos de kilometraje, por otra parte, son los tienen que ver con los desplazamientos y medios de transporte necesarios para ello.

Modelos para el control de gastos

En tu negocio puedes instaurar diferentes modelos de control de gastos. Puedes crear el tuyo propio o adaptar a tus necesidades alguno de los más habituales:

Modelo fijo

Se establece una cantidad determinada para uno o un conjunto de gastos. En este caso renuncias al control exhaustivo pero también, si haces una buena estimación, estarás ofreciendo la cantidad justa y suficiente para que no haya despilfarros.

Modelo de justificación

En este caso, el empleado debe adelantar el dinero y justificar todos los gastos mediante un tique o factura. Después, una vez haya entregado esa información y haya sido validada recibe la cuantía con su próxima nómina. Con este método tendrás un nivel de control elevado, aunque ello te supondrá más trabajo y dedicación.

Modelo combinado

Puedes mezclar ambos y justificar unos gastos, otros no… Este sistema es más flexible y debes valorar si se adapta más a tus necesidades.

Además de establecer un sistema dentro de tu empresa, deberás llevar a cabo otra serie de acciones que te permitirán tener un mayor control sobre los gastos:

  1. Delimitar qué tipo de gastos y dietas estarás incluidos; es decir, deberás dejar muy claro qué está incluido, qué no, en qué condiciones y con qué presupuesto. Si en algún momento el empleado necesita más dinero deberás establecer también cuál es el protocolo para aprobar ese gasto extra.
  2. Llevar un control del listado de las facturas y archivar correctamente todos los recibos generados por cada empleado.
  3. Facilitar el proceso contratando, por ejemplo, soluciones que te permitan digitalizar los gastos y llevar un control automático. Será mucho más operativo y eficiente.

Una de estas soluciones es, por ejemplo, el Ticket Corporate que te permite planificar, establecer un límite de gasto y de franjas horarias, ahorrar y controlar la información a través de internet. Esta solución te permite evitar desviaciones en la política de gasto y mantener a raya tu volumen de gasto variable.


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