Recomendaciones para la gestión de nóminas de tu empresa

Entendemos por gestión de nóminas al proceso mediante el cual los trabajadores reciben su salario correspondiente por parte de la empresa que los ha contratado. Pese a que se trata de un proceso sencillo debe tener en cuenta múltiples y diversos aspectos que exigen llevar a cabo un control exhaustivo (Seguridad Social, obligaciones fiscales, etc.).

La gestión de nóminas dentro de una compañía, tanto grande como pequeña, es por lo tanto una actividad que debe efectuarse de manera rigurosa y al detalle y a la que el personal asignado a ella habitualmente dedica mucho tiempo y esfuerzo. Es poreste motivo que hoy en día podemos encontrar en el mercado diversos programas o softwares de gestión laboral y nóminas que ayudan en el trabajo diario a todos los departamentos implicados en esta tarea y que pueden conseguir ahorrar hasta un total de 450 horas de trabajo al año en la gestión de nóminas, incluyendo todas las formas de cálculo que presentan, como jornadas completas y parciales, nóminas con retribución flexible, atrasos, finiquitos, extras, comisiones, etc.

Gracias a estos programas informáticos, muchos de ellos especializados en la gestión de nóminas para pymes, se están comenzando a eliminar en muchas pequeñas y medianas empresas, las complejas hojas de cálculo a las que estaban acostumbrados y que siempre han requerido de mucho tiempo y esfuerzo. También, un importante problema que tienen las hojas de cálculo en la gestión de nóminas es que es muy sencillo poder llegar a cometer cualquier tipo de error humano, ocasionando múltiples problemas derivados de no gestionar correctamente los datos de los empleados y sus nóminas.

Los programas de gestión laboral y nóminas para pymes además, han conseguido solucionar otro problema fundamental que conlleva la utilización de las hojas de cálculo: la difícil accesibilidad. La mayor parte de las veces son varias las personas que se encargan de manejar los datos de los empleados de una empresa, siendo necesario que la información esté en todo momento disponible para todas ellas. Incluso la utilización de diversas hojas de cálculo puede llegar a causar importantes problemas de análisis de datos, ya que diferentes documentos pueden contener información distinta. Con los softwares especializados la nómina estará completamente accesible para cualquier persona que tenga permisos en cualquier momento y en cualquier lugar.

Por todo lo anteriormente expuesto podemos decir que la correcta gestión de la nómina en las empresas esun aspecto esencial y muy sensible para éstas y para sus empleados. Por ello es más que necesario cuidar su gestión mediante el uso adecuado de diversas herramientas de gestión de nóminas que nos permitirán ahorrar tanto tiempo como dinero, aportando a nuestro trabajo flexibilidad y seguridad. A su vez podremos brindar información exacta a los empleados sobre su nómina de forma rápida y sencilla cuando la requieran, lo que ayudará a que los trabajadores estén mucho más satisfechos dentro de la organización.

Gracias a la actual digitalización de las tareas y procesos que han experimentado las pymes en los últimos años, éstas pueden disponer de diversos softwares especializados que permiten optimizar la gestión de nóminas y automatizar todos los procesos que más tiempo ocupan a los responsables de esta tarea.

En qué consiste la gestión de nóminas

Como hemos señalado al principio de este artículo, la gestión de nóminas es el proceso por el cual la empresa paga a sus empleados. Habitualmente esta tarea está encomendada, independientemente del tamaño de la empresa, al Departamento Financiero que trabajará codo con codo con el Departamento de Recursos Humanos para llevar a cabo una gestión óptima de la nómina y todo lo relacionado con ella, como por ejemplo la gestión de vacaciones, pagas extras, beneficios sociales como los tickets restaurante.

La gestión de nóminas es un proceso que se realiza de forma personal e individualizada con cada empleado. Esto es debido a que, en cada caso particular, cada uno de los trabajadores presenta situaciones laborales distintas y, por lo tanto se hace necesario preparar cada documento de nómina de forma individual.

Hay que destacar el caso de la gestión de la retribución flexible en la nómina, en la cual aparecen siempre diferentes conceptos asociados al pago de los trabajadores. En muchas ocasiones, una de las opciones que las empresas tienen a su disposición para mejorar el poder adquisitivo de los empleados sin necesidad de aumentar directamente su salario es la retribución flexible. En estos casos, lo que se hace es convertir parte del salario del empleado en beneficios sociales que les permiten acceder, por ejemplo, a Ticket Restaurante o Ticket Guardería. Estos beneficios sociales están exentos del pago de impuestos y, por lo tanto, aunque sean una parte de la nómina del empleado, no aparecerán en ella. El resultado es que el empleado obtiene una retribución mayor, puesto que no pierde parte de su salario en forma de retenciones fiscales.

Qué es la nómina electrónica y cuáles son sus ventajas

La nómina electrónica, como su nombre indica, es un documento electrónico o digital que es equivalente a la clásica nómina tradicional en papel. Por lo tanto, la nómina electrónica no está impresa en papel, sino que el soporte que utiliza es un archivo digital que se envía directamente al correo electrónico de cada trabajador. De esta forma siempre tendrá acceso directo a su nómina en el momento que desee y de forma rápida y sencilla.

La nómina electrónica, cuyo uso es cada vez más común, se obtiene a partir de distintos programas de software que hemos mencionado con anterioridad, destinados a tal función. Estas herramientas automatizan el proceso de gestión de nómina, agilizándolo y facilitándolo.

Aunque las nóminas electrónicas se pueden encontrar en diferentes formatos, lo más común es que se trate de un archivo PDF, con la opción de ser directamente imprimible en el caso de que sea necesario.

La nómina electrónica ofrece muchas más ventajas que la nómina tradicional, por lo que cada vez su uso se está haciendo más habitual tanto en pequeñas como medianas y grandes empresas. Veamos a continuación algunas de las ventajas más importantes que aporta la nómina electrónica:

Reduce el tiempo de ejecución por parte de la empresa y de consulta por parte del empleado. Esto se debe a que se ejecuta a partir de programas informáticos específicos de gestión de nóminas que aceleran su generación y que al ser enviada al correo electrónico del empleado, este tiene acceso rápido y directo a ella en cualquier momento.
Reduce el espacio físico de ocupación. Al ser electrónica se evita que tenga que ser almacenada físicamente y tener que destinar espacio a ello. Esto supone un importante avance ya que las empresas cada vez trabajan con un menor volumen de documentación.
Ofrece una mayor accesibilidad. La nómina electrónica se genera en un fichero a partir de un programa informático por lo que ya no es posible perderla. Esto incrementa su accesibilidad frente a las nóminas tradicionales impresas en papel. La nómina digital podrá ser consultada en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo electrónico.
Consigue ahorro económico y sostenibilidad. Su generación no requiere del uso de papel para darle soporte, por lo que se evita gran parte del consumo de este material, lo que supone un importante ahorro al mismo tiempo que se cuida del medio ambiente.
Ofrece la misma validez legal que las nóminas tradicionales. En la actualidad la nómina electrónica tiene la misma validez que la nómina tradicional. Es por lo tanto un documento completamente legal que puede ser presentado ante cualquier institución u organización que lo requiera y que ofrece la misma validez que su versión impresa en papel.

Cómo realizar una nómina

La tarea de realizar una nómina no es sencilla, sobre todo si tenemos en cuenta las continuas y constantes novedades legislativas que afectan a su elaboración. Por este motivo es tan importante apoyarnos para su generación en un software que de forma automática recoja todos los cambios y novedades de legislación en lo que a gestión de nóminas se refiere.

Para saber cómo realizar una nómina de forma correcta será necesario comenzar por recoger información de la empresa como el nombre, NIF, domicilio social y código de cuenta de cotización, así como de cada empleado, su nombre, DNI, número de la Seguridad Social, grupo profesional y grupo de cotización.

Tras el encabezado de la nómina deberá siempre constar la siguiente información:

Las percepciones no salariales que deben quedar reflejadas en este documento.
Las indemnizaciones por gastos relacionados con el trabajo, las de la Seguridad Social o sus prestaciones y también las indemnizaciones que tengan su origen en un traslado, un despido o una suspensión.

Una vez se enumeran los devengos (salario base, complementos, horas extra, pagas extra, horas complementarias y salario en especie), habrá que incluir las deducciones. Deben hacerse constar datos como los anticipos, el IRPF y:

La aportación de la empresa a la Seguridad Social de forma detallada.
Especificación de las cifras que corresponden a la empresa y las correspondientes al trabajador.
Reflejar las cantidades exactas destinadas a la formación profesional, al FOGASA, al desempleo, tanto en contratos fijos, como en temporales, y, por supuesto, también la cuantía dedicada a las contingencias comunes.

Por último, tampoco no hay que olvidarse de dejar constancia del valor de los productos recibidos en especie antes de completar, a pie de nómina, la determinación de las bases de cotización en una tabla donde se cumplimenten datos acerca de concepto, base, tipo y aportación de la empresa.

El modelo que dicta cómo hacer una nómina es el que haya quedado establecido según Convenio Colectivo aplicable, o el que la empresa y los representantes de los trabajadores hayan decidido utilizar, siempre ajustándose a lo establecido en la ley.

Recomendaciones para la gestión de nóminas en una PYME

Existen una serie de recomendaciones para las pymes que conviene tener presentes a la hora de gestionar sus nóminas. A continuación detallamos algunas de las más importantes:

Decidir sobre quién se va a encargar de las nóminas. Habitualmente es el director de la pyme quien se encarga de esta tarea. Pero esto no debería ser así si esto va a suponer que desatienda otras tareas más importantes. Por este motivo una opción es la de encargar la gestión de la nómina a un gestor externo.
Buscar consejos profesionales. Conviene que observemos cómo gestionan las nóminas empresas similares a la nuestra. Al mismo tiempo es muy importante que acudamos a profesionales del sector que nos aconsejen sobre las mejores herramientas o métodos para llevar a cabo esta tarea.
Usar un modelo fácil y efectivo. Además de los diferentes programas de software existe la posibilidad de utilizar aplicaciones móviles. Estas herramientas nos permitirán gestionar las nóminas de una pequeña empresa desde cualquier lugar y a cualquier hora mediante un dispositivo iOS o Android.
No olvidarnos de las fechas importantes. Hay que contar con los fondos disponibles según la fecha en la que los empleados reciban sus salarios y pagar siempre a tiempo.
Asegurarse que la nómina recoge toda la información necesaria. Muy importante la primera vez, ya que posteriormente se incluirán automáticamente todos los datos a no ser que haya algún cambio en la información.
Cumplir con las obligaciones legales. Las nóminas de una pyme tienen que ajustarse a lo que indica la legislación vigente para evitar posibles irregularidades y sus multas correspondientes.
Recordar las pagas extraordinarias. Esta paga se incluye en el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores y lo habitual es que se pague en julio y diciembre o bien prorratearla cada mes.
Dividir las nóminas por secciones. Dividir las nóminas según las secciones en las que trabajan los empleados nos permitirá estar mucho más organizados.
Fomentar la domiciliación de nóminas. Es la forma más sencilla para gestionar las nóminas de una pyme ya que permite que todo el proceso sea prácticamente automático.

La necesidad de un programa de gestión de nóminas

Tal y como hemos comentado con anterioridad, un programa de gestión de nóminas es hoy en día una herramienta indispensable para que los departamentos Financiero y de Recursos Humanos puedan gestionar de forma óptima todos los procesos relacionados con la nómina de los empleados de la empresa.

Estos departamentos necesitan cada vez más y en una mayor medida, soluciones efectivas de nómina que les permitan mejorar en velocidad y eficacia y soluciones de gestión de su capital humano que les ayuden a conectar y colaborar con los trabajadores, compartiendo información y apoyando a la dirección de la compañía en la toma de decisiones.

Los programas de gestión de nóminas destacan por ofrecer una serie de características comunes a todos ellos:

Ofrecen un apoyo esencial a la alta dirección.
Ayudan a retener el talento en la compañía.
Reducen los costes de gestión de personal.
Ayudan a mejorar la calidad de comunicación y el clima de trabajo.

Ventajas que ofrecen los programas informáticos específicos

Los programas o softwares de gestión de nóminas pueden estar alojados en servidores locales o bien en la nube, de esta forma se garantiza la seguridad de la información, ahorrando tiempo y costes innecesarios. Al mismo tiempo se consigue una eficacia total a la hora de controlar y administrar las nóminas y seguros sociales. Estas herramientas están diseñadas por lo tanto para que los procesos de nómina de cualquier empresa se puedan gestionar de forma simple, segura y precisa.

La utilización de estos softwares nos ofrece una amplia gama de ventajas, veamos a continuación algunas de las más significativas:

Automatización y facilitación en el cálculo de los salarios, lo que permite la configuración personalizada de las formas de cobro en base a la jornada trabajada, a si se trata de un pago diario o mensual, a las horas trabajadas por trabajadores con jornadas irregulares, etc.
Ayudan a realizar una gestión rápida y eficiente de las condiciones salariales en función del convenio y los conceptos que se establezcan para cada caso. Así se generan de forma automática las cantidades exactas según la información que hayamos proporcionado.
Ofrecen conexión a otras herramientas para que sea sencillo y cómodo exportar los ficheros e informes y usarlos para generar hojas de cálculo detalladas.
Proporcionan un considerable ahorro de tiempo al tener toda la información accesible en un mismo lugar.
Conexión con el Sistema RED, el medio por el cual las empresas y la Tesorería General de la Seguridad Social interactúan para el intercambio de información y documentos de manera telemática. Esto garantiza la seguridad legislativa de las operaciones que realicemos y facilita el envío de los modelos.
Ayudan a que disminuya en una gran proporción los posibles errores humanos ya que los datos que antes había que calcular a mano ahora están automatizados.
Ayudan a agilizar todos los procesos y a reducir los gastos de contratación de profesionales o empresas externas de gestión.
Protegen los datos de los trabajadores con el fin de cumplir con la ley de protección de datos.

Podemos concluir que un programa de gestión de nóminas es una útil herramienta para cualquier empresa sea cual sea su tamaño y actividad, ya que permiten optimizar las tareas, ahorrar en costes de tiempo y dinero y aumentar la productividad del negocio.

Cómo debe ser una completa herramienta de gestión laboral

Una completa herramienta de gestión laboral y nóminas debe permitir agilizar y simplificar la mayor parte de los procesos internos que las empresas tienen que llevar a cabo en su día a día.

Existen en el mercado diferentes herramientas, escalables y conectadas, que permiten gestionar todos los procesos laborales de manera eficiente, automatizándolos y facilitando la obtención de la información financiera y laboral que se necesite, ayudando de esta forma a ahorrar en tiempo y dinero.

Gracias a este tipo de completas herramientas la empresa podrá:

Asegurar el cálculo de nóminas con una solución siempre actualizada con los últimos cambios legales.
Gestionar de forma sencilla a los empleados y su actividad para asegurar el control de los procesos laborales.
Obtener información en tiempo real para analizar y dirigir la gestión laboral, ayudando a tomar mejores decisiones en el negocio.

Este tipo de herramientas de gestión de nóminas disponen al mismo tiempo de una serie de módulos para construir una solución a medida de las necesidades de cada empresa, resultando un completo producto para la administración de personas, su seguimiento y posterior análisis.

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