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Guía para crear un plan de trabajo

En el artículo de hoy aclaramos qué es un plan de trabajo, para qué sirve y, lo más importante, cómo puedes crear fácilmente un plan de trabajo adaptado al tamaño y los objetivos de tu empresa. Es tan interesante como parece, así que, adelante, sigue leyendo…

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¿Qué es un plan de trabajo?

Si tecleas en tu buscador de Internet favorito las palabras clave “qué es un plan de trabajo” encontrarás cientos de resultados diferentes que dan largas explicaciones a algo que, créenos, es sumamente simple: un plan de trabajo es un esquema, una hoja de ruta que nos ayuda a llegar a un sitio determinado cumpliendo una serie de hitos.

Elaborar un plan de trabajo no es complicado siempre y cuando tengamos claro:

  • Lo que queremos conseguir: el objetivo o meta del plan.
  • Los pasos que tenemos que dar para alcanzar nuestro objetivo: investigación, fabricación, comercialización, difusión, etc.
  • Los recursos de los que disponemos para llegar a la meta: recursos humanos, técnicos, de liquidez, etc.
  • Las posibles dificultades que se interpondrán en nuestro camino: escasez de recursos humanos y técnicos, presencia de competidores, poco tiempo para ejecutar el proyecto, etc…

¿Para qué sirve un plan de trabajo?

Un plan de trabajo no solo sirve para optimizar al máximo el uso de tus recursos financieros, técnicos o humanos, también cumple otras funciones importantes como, por ejemplo, las siguientes:

  • Ayuda a todo el equipo humano a saber cuál es su papel en el desarrollo del plan de trabajo y especialmente las responsabilidades que debe asumir cada rol profesional.
  • Evita conflictos departamentales o profesionales.
  • Optimiza los recursos técnicos, económicos y humanos de la empresa.
  • Sirve como herramienta de apoyo para solicitar financiación externa.
  • Nos ayuda a prever dificultades y problemas que no se ven a simple vista.

Pasos para crear un plan de trabajo efectivo

Ahora que sabemos qué es un plan de trabajo y para qué sirve, ha llegado el momento de anotar la serie de pasos básicos que te ayudarán a crear un plan de trabajo realmente efectivo y que no se convierta en papel mojado.

Los pasos para crear un plan de trabajo efectivo serían los siguientes:

Primer paso: el objetivo de tu plan, tu meta

Siguiendo con nuestro símil “plan de trabajo-hoja de ruta”, podríamos decir que hay dos puntos básicos en un plan de trabajo: el inicio y el final o, lo que es lo mismo, de dónde venimos y a dónde queremos llegar, cuál es el objetivo del plan.

Como ya sabes de dónde partes – de aquí y de ahora- lo que te queda por anotar es “a dónde vas”: cuál es el objetivo que quieres alcanzar con ese plan de trabajo concreto. Puede ser la finalización de una obra civil, la creación de un programa de software, el lanzamiento de un producto nuevo, la creación de un departamento de comunicación interna… Lo que sea, pero debes anotarlo.

Segundo paso: los hitos

En un plan de trabajo largo es fundamental anotar las paradas de tu viaje o, lo que es lo mismo, los hitos que vas a tener que ir cumpliendo poco a poco para no agotar tus recursos en la primera fase de un largo viaje.

Estos hitos son las pequeñas metas que tienes que alcanzar a fin de llegar al objetivo final de tu plan. Por ejemplo, si tu objetivo es crear un departamento de comunicación interna, un primer hito podría ser seleccionar al responsable de tu empresa que se ocupará de liderar ese nuevo departamento; un segundo hito sería describir los recursos que necesitará ese nuevo departamento (espacio en la oficina, ordenadores, costes salariales, etc.), un tercer hito podría ser el reclutamiento eficaz de los candidatos… Y así sucesivamente hasta que llegues al objetivo final.

Tercer paso: los recursos

El tercer paso imprescindible en un plan de trabajo efectivo y eficaz es que seas realista y anotes los recursos que vas a destinar a conseguir finalizar cada hito del paso anterior. Estos recursos pueden ser de todo tipo: financieros, técnicos, formativos, informativos…

Cuarto paso: las barreras o limitaciones  

El cuarto y último paso de nuestro ejemplo de plan de trabajo es tan importante como los anteriores: identificar las barreras que te encontrarás en tu largo camino hacia el objetivo que te has marcado. En este caso intenta ser lo más pesimista posible y anotar hasta la última dificultad que creas que puede surgir, desde falta de financiación, hasta retrasos administrativos, conflictos laborales, etc.

 

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