El plan de comunicación interna infalible

¿Se sienten tus empleados motivados para innovar? ¿Se atreverían a desafiar los procedimientos de trabajo habituales y proponer unos nuevos? ¿Te parece que obtienes retroalimentación de calidad y en la medida suficiente para tomar decisiones bien informadas?

Si la respuesta a estas cuestiones no ha sido un sí, puede ser que necesites plantearte la necesidad de revisar tu plan de comunicación interna. Para mejorar, antes hay que cuantificar y, por eso, el primer paso será hacer autoevaluación y descubrir cuáles son los puntos fuertes del plan vigente y cuáles esas áreas en las que conviene introducir cambios.

Las claves de un buen plan de comunicación interna

Para acertar con el diseño del plan de comunicación interna necesitas plantearte los objetivos a alcanzar con él. Estas metas deben ser SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y sujetas a un plazo de tiempo).

En este proceso de definición del plan has de encontrar respuestas a preguntas como:

¿Qué logrará este plan?
¿Cuánto tiempo pasará antes de que sea necesario medir el grado de consecución de objetivos?
¿Hacia dónde se avanzará tras alcanzar las primeras metas?

Por lo general, el plan de comunicación interna ayuda a mantener a los empleados informados y permite involucrarles en la resolución de problemas de negocio; pero esto sólo se consigue si:

Se cuenta con el respaldo de la Alta Dirección. Sin el apoyo de la gerencia el proyecto no podrá completarse como era esperado. La falta de compromiso en los niveles superiores se traducirá en un desinterés generalizado.
Se conocen los recursos disponibles. Es importante evaluar todas las herramientas que pueden emplearse para involucrar a las partes interesadas, evaluar la opinión de los empleados de un área determinada, difundir noticias, compartir planes, asegurar que las personas están listas para participar y, en definitiva, garantizar una comunicación bidireccional significativa y duradera. Una intranet, boletines informativos, revistas de empresa, o incluso correo electrónico y servicios de mensajería instantánea se pueden utilizar para transmitir las comunicaciones internas de una manera atractiva.
Se entienden las limitaciones. La cultura de empresa puede ser una de ellas, en ese caso, el proceso de cambio será más lento y, en esa transición, hará falta definir un programa de formación, por ejemplo, para apoyar la maduración tecnológica de la compañía y el desarrollo de capacidades digitales de sus empleados.

Plan de comunicación interna: las herramientas

Siempre existirán medios de comunicación más populares y canales menos atractivos. Como responsable de diseñar el plan de comunicación interna, necesitas conocer cuáles son las vías que pueden ayudarte a alcanzar tu objetivo de mejorar la fluidez y efectividad en las comunicaciones internas.

Algunas de las herramientas que más organizaciones emplean son:

Correo electrónico: su versatilidad lo configura como la opción preferida para organizaciones de todos los tamaños. Según Poppulo, “el 98% de los equipos de comunicaciones internas usan el correo electrónico para obtener información crítica”. Su punto débil es que la bandeja de entrada puede saturarse si se envían demasiados emails y, al final, terminar afectando a los niveles de compromiso.
Reuniones: pese a que vivimos en una era digital, nada puede reemplazar a la comunicación directa. Hablar con la persona que tienes frente a frente es imprescindible para alcanzar acuerdos, evitar malentendidos y mejorar la confianza en la empresa. Por eso, las conversaciones cara a cara, son el método de comunicación que utilizan en 96% de las compañías.
Intranet: en el 90% de los casos, el plan de comunicación interna aludirá al uso de esta plataforma de intercambio documental que fomenta la participación y la compartición de información. Sin embargo, si estás barajando esta opción, debes saber que, a día de hoy, “menos del 13% de los empleados usan el suyo diariamente, y un tercero nunca usa su intranet” (PrescientDigital).
Redes sociales: ya no sólo se usan en la esfera privada, sino que, encabezadas por LinkedIn, han comenzado a calar en las organizaciones, integrando su plan de comunicación interna. Así, “el 85% utilizan las redes sociales en sus comunicaciones internas” (Incite-Group).

¿Te habías planteado que LinkedIn, Twitter o Facebook formen parte de tu plan de comunicación interna? ¿Habías notado que la intranet cada vez resultaba menos atractiva para tus empleados?