31 de agosto de 2021

Comunicación descendente – Características y aspectos a tener en cuenta en las empresas

La comunicación descendente es la que se produce desde la gerencia o dirección de una empresa hacia los empleados. Tiene lugar cuando la información y los mensajes fluyen hacia abajo mediante la cadena de mando formal o estructura jerárquica de una organización. Es decir, los mensajes surgen de los niveles superiores de la jerarquía organizativa y avanzan hasta los niveles inferiores.

La comunicación descendente ayuda a la alta gerencia a llegar a conclusiones que cambian o mejoran el lugar de trabajo o los sistemas de negocios. Estas conclusiones son comunicadas posteriormente a los empleados, los cuales trabajan para lograr los objetivos.

Al contrario que en el caso de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación siempre implica la gestión de un proyecto mediante el cual el gerente tiene el control absoluto sobre la delegación de tareas, el establecimiento del calendario y los plazos de ejecución de dicho proyecto. Puede llevarse a cabo mediante reuniones, correos electrónicos, circulares, etc.

La comunicación descendente tiene una gran importancia debido a que es una comunicación eficiente y efectiva ya que proviene de la persona o personas responsables y proporciona datos exactos e información valiosa para que el subordinado pueda desarrollar un trabajo óptimo.

Características

Veamos a continuación algunas de las características más significativas de la comunicación descendente:

La gerencia puede informar a los empleados sobre los objetivos, la misión y los valores de la organización, aportando datos y conocimiento a los trabajadores de niveles más inferiores para que estén al tanto de las políticas empresariales.
Se fomenta la interacción con determinados programas informáticos que permiten a los empleados el acceso a la información.
Ayuda a los responsables de la empresa a valorar las fortalezas y debilidades de los empleados y ofrecerles las tareas más acordes a su perfil laboral.
Esta comunicación puede ser oral mediante conversaciones, reuniones, conferencias, etc. o escrita mediante manuales, revistas internas, avisos, circulares, noticias digitales, etc.
Es una comunicación unidireccional, es decir, el comunicador del nivel superior no invita ni espera una respuesta del destinatario de nivel inferior.
En algunas ocasiones las diferencias en experiencia, conocimiento y nivel jerárquico dentro de la empresa, pueden hacer que los mensajes se malentiendan o malinterpreten.

Ventajas

La comunicación descendente es muy beneficiosa para organizaciones con gerentes que pueden aportar conocimiento y talento a sus empleados. Veamos aquí algunas de las ventajas más destacadas de la comunicación descendente:

Fácil mantenimiento de la disciplina organizacional. La comunicación descendente sigue la misma jerarquía de la empresa, lo que significa que la disciplina organizativa y el cumplimiento de los miembros es mucho más fácil de mantener.
Aumento de la eficiencia. La comunicación descendente proporciona a los empleados las órdenes, instrucciones y explicaciones necesarias y concisas sobre problemas complejos, lo que ayuda a aumentar la eficiencia de los empleados.
Comunicación efectiva de objetivos. Los directivos podrán comunicar de forma fácil y sencilla los objetivos y asignar responsabilidades para el logro de estos, ya que la toma de decisiones se lleva a cabo desde arriba, lo que permite a los gerentes tenerlos muy claros. Al mismo tiempo les brinda a los empleados más tiempo para centrarse en sus tareas.
Facilidad de delegación. Se puede delegar de forma mucho más sencilla si ésta proviene directamente de la estructura de comunicación vertical que representa la cadena de mando.

Inconvenientes de la comunicación descendente

Pero la comunicación descendente también ofrece una serie de inconvenientes que debemos tener en cuenta, ya que si solo los gerentes toman decisiones puede que sus conclusiones carezcan de creatividad y sean incluso perjudiciales para el desempeño general. Algunos de los inconvenientes más importantes son:

Distorsión. Las comunicaciones descendentes pueden distorsionarse a medida que avanzan a través de los niveles de la organización.
Retroalimentación lenta. Los mensajes tardan en llegar a toda la organización desde arriba hasta abajo lo que significa que la retroalimentación puede ser lenta y originar problemas.
Surgimiento de problemas interpretativos. Este tipo de comunicación puede llegar a presentar problemas de interpretación debido al efecto de distorsión y a la lenta retroalimentación que comentábamos anteriormente.
Deterioro de la relación entre trabajador y gerencia. Si se tiene una gran dependencia de la comunicación descendente se puede producir un deterioro de la relación entre el trabajador y la gerencia, debido a que no existe una comunicación directa entre ellos.
Reducción de la motivación. Debido al tiempo que tarda la comunicación y al problema con los mensajes distorsionados, la comunicación descendente puede llegar a tener un impacto negativo sobre la motivación del trabajador.

Como conclusión podemos decir que la comunicación descendente bien usada es un importante elemento de ayuda para establecer una visión definida para la dirección de la compañía. Aunque se trata de una comunicación unidireccional, es decir, en un único sentido (de arriba hacia abajo) es muy efectiva cuando los gerentes de una empresa tienen buenos conocimientos del sector y muy claros los objetivos de su negocio.

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