Lean Office: 4 +1 trucos que harán tu lugar de trabajo más productivo

Lean no es un sistema exclusivamente ideado para su implementación en entornos productivos. De hecho, lograr evolucionar hacia una Lean Office puede ayudar a tu negocio a alcanzar cotas superiores de productividad, reduciendo ineficiencias y previniendo la generación de desperdicio

4 formas de lograr una Lean Office

El concepto Lean Office se basa en los principios de la metodología ajustada, trasladados a un entorno de oficina. Se trata de un enfoque sistemático y metódico que permite a los equipos organizar su lugar de trabajo de la manera más segura y eficiente, trabajar con efectividad, reducir pasos innecesarios y ganar en disciplina para lograr un aumento del rendimiento.

El compromiso del equipo es tan importante como el apoyo de la gerencia, aunque el elemento fundamental para que el cambio sea consistente es la cultura. Sin el soporte de los valores empresariales para llevar la idea de una Lean Office de la teoría a la práctica, no es realista plantearse como objetivo un enfoque de trabajo más ajustado.

La disciplina que implica la metodología ajustada se traduce en una base sólida sobre la que construir la mejora continua, un aumento de la seguridad laboral, un impulso significativo a los niveles de motivación de los empleados, a través del sentido de propiedad, participación y responsabilidad que éstos adquieren, un espacio de trabajo libre de residuos y la optimización del rendimiento, como resultado de la combinación de la mejora en la productividad, calidad y moral.

Lean Office es sinónimo de rentabilidad y puedes conseguirla de 4 formas diferentes:

1. Usando sistemas de gestión y comunicación más visuales.
2. Tratando de estandarizar procesos, en la meda de lo posible, reduciendo pasos innecesarios.
3. Aprovechando aplicaciones, software y cualquier herramienta tecnológica que pueda ayudar a ganar en productividad y eficiencia. Las opciones de computación en tiempo real
4. Eliminando barreras en los espacios de trabajo y haciéndolos más diáfanos, para promover la accesibilidad, la colaboración y la agilidad. Es casi un requisito para una Lean Office.

El método 5S en una Lean Office

Ahora que ya te has asegurado de poner en marcha todas las prácticas que te ayudarán a lograr que tu oficina pase a ser una Lean Office, te falta sentar las bases para garantizar que no deje de serlo. Lo que necesitas se conoce como el método de las 5S.

Esta metodología se apoya en cinco pasos: sort – straighten – shine – standarize – sustain, que traducidos a nuestro idioma quedarían de la siguiente forma:

1. Ordenar: clasificar y separar lo que se necesita de lo que no dentro de cada área.
2. Enderezar: dejarlo todo preparado y listo para usar. Es importante identificar las ubicaciones de todos los artículos para que cualquiera pueda encontrarlos y devolverlos una vez que se complete la tarea para la que eran requeridos.
3. Pulir: limpiar el lugar de trabajo y los equipos regularmente para mantener estándares e identificar defectos.
4. Estandarizar: revise los primeros tres pasos con frecuencia y asegurar que siguen fomentando el ajuste fomentando los procedimientos estándar.
5. Sostener: seguir las reglas para mantener el estándar de orden y continuar mejorando todos los días.

Los beneficios de la organización del lugar de trabajo de acuerdo al método de las 5S son notables en todos los sectores, ayudando a lograr resultados de alto impacto y apoyando la estrategia Lean Office que has decidido implementar.