Desde aspectos como la comida hasta los planning de transportes. Así es cómo puedes empezar a hacer los presupuestos para tus viajes de empresa.
En un viaje de negocios, el presupuesto es muy importante. Gestionarlo correctamente es algo esencial para que el viaje salga bien. No obstante los gastos, a veces, pueden sobrepasar tus previsiones.
Aspectos como el transporte, las comidas, el alojamiento o los momentos de ocio pueden resultar más caros de lo que en un primer momento pensaste. Para que esto no ocurra y puedas ir prevenido, es muy útil crear un planning presupuestario.
Antes de ello, hay que tener claros una serie de factores. Por eso decimos que la planificación del presupuesto de un viaje de negocios tiene dos partes.
Para crear una buena planificación, antes hay que:
1.Concretar el destino
2.Saber cuánta gente va a ir
3.Conocer la duración del viaje
4.Empezar a planificar el viaje con tiempo
Una vez pensados estos factores y aclarados, podemos empezar a planificar el presupuesto íntegro. Esta vez, no vamos a reflexionar sobre aspectos generales, sino sobre el viaje en sí. Lo que supone.
Para ello, debemos desglosar todos los posibles gastos que va a tener el viaje. Después, los organizamos y establecemos cuál va a ser su coste. Una buena planificación se haría destinando un presupuesto para:
Si vais a alguna ciudad de España, no hay problema con ello. Pero si vais a viajar al extranjero, antes de nada debes informarte del tipo de cambio del país y de cuánto cuestan las cosas allí. Hay que tener en cuenta que tu presupuesto puede convertirse en más amplio o más ajustado dependiendo del destino.
Hay que pensar tanto en el viaje de ida como en el de vuelta. En el coste de los vuelos y en la duración del viaje. Analiza si hará falta alquilar coches y el combustible que necesitarán. Compara si sale más a cuenta coger taxis o transporte público que alquilar automóviles.
Es una parte importante del presupuesto. Tener claro en qué hotel o resort os alojaréis, los servicios que tiene por noche y la calidad/precio que supone.
Cuando hablamos de comidas, lo hacemos refiriéndonos a desayuno, comida y cena. Para ello hay que tener claro qué servicios ofrece el alojamiento, si solo oferta desayuno o todas las comidas. Incluso, si tiene o no cocina. También debes saber cuántas veces saldréis a comer fuera.
Si el trabajo os lo permite y desde la empresa os dan permiso, podéis sacar un tiempo para conocer mejor el lugar. Algunas cosas serán gratis, tenlas en cuenta. Para otras, tendréis que pagar entrada (museos, conciertos, espectáculos, excursiones…). Debes saber qué cosas exactamente visitaréis y conocer el precio de todas y cada una de ellas. Si es necesario sacar entrada, hazlo con tiempo.
Es muy importante. Aunque lo lleves todo perfectamente planificado, pueden surgir cosas que no preveías. Una reserva que no se ha hecho efectiva, un vuelo que se pierde, una comida inesperada… Debes guardar una parte del presupuesto para ello. Ya sabes, más vale prevenir que curar.
