Dietas exentas de IRPF: las claves para conocer tus obligaciones

¿Tienes que tributar los gastos de viaje? ¿Están tus dietas exentas de IRPF? En ocasiones, esa cantidad que complementa al salario habitual quedará exceptuada de gravamen, tal y como la Agencia Tributaria expone en el apartado 7.2.1.2 del Modelo 100. Pero ¿cuáles son estos casos? ¿Cómo asegurarse de que se está cumpliendo con las obligaciones fiscales?

Gastos de locomoción: las dietas exentas de IRPF

Si necesitas desplazarte a diario para realizar tu trabajo y es habitual en tus rutinas el salir de la fábrica, el taller o tu centro de trabajo, has de saber que, muy probablemente, las cantidades que percibas por parte de tu empleador para compensar el gasto que dichos traslados te generen, sean dietas exentas de IRPF.

Aunque estos gastos de locomoción no están libres de gravamen en todos los casos, sí que pueden concurrir algunas circunstancias que eximan de la obligación fiscal a sus titulares. En concreto, es lo que sucede cuando:

• Se trata de gastos justificables mediante ticket, factura o documento equivalente, emitidos por una compañía de transporte público.
• No se haya recurrido al transporte público, pero el justificante de gasto de locomoción presentado no supera los 0,19 euros por kilómetro recorrido, contando con la suma de costes relacionados con el desplazamiento en sí, y sumándole los asociados al peaje y aparcamiento, si los hubiera.

Las dietas exentas de IRPF 2017 en relación con la manutención y los gastos de estancia

La exención del gravamen en este caso tiene un componente temporal a tener en cuenta. Es el que determina el plazo de 9 meses. Si la estancia es superior a este tiempo, las cantidades destinadas por la empresa para compensar gastos de estancia y manutención no estarán consideradas dietas exentas de IRPF en 2017 y quedarán sujetas a gravamen desde el primer día.

Cuando la estancia no se prolongue de estos nueve meses, el trabajador que la perciba no estará obligado a tributar por este concepto.

A este respecto, debe tenerse presente que, en ese plazo establecido:

• No se descontará el tiempo ocupado en vacaciones, ni el que haya provocado la ausencia del trabajador de su puesto por enfermedad, ni cualquier otra circunstancia que concurra y no implique alteración del destino.
• Al tributar por este concepto, “el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo”.

Para poder asumir las obligaciones tributarias que correspondan en los casos en que la situación no permita hablar de dietas exentas de IRPF, es necesario entender qué se consideran “gastos normales de manutención y estancia”. Para la ley, se considera así al equivalente a, como máximo, 53,34 euros diarios en territorio nacional o a 91,35 en territorio extranjero si se incluye la pernocta. Y, en los casos en que sólo se hable de manutención, el máximo se establece en 26, 67 euros diarios dentro de nuestras fronteras y 48,08 euros diarios en el exterior.

La Agencia Tributaria establece determinadas excepciones a las dietas exentas de IRPF mencionadas. Son las que se recogen en el apartado “reglas especiales” y que son de aplicación a:

•  Personal de vuelo de las compañías aéreas
• Personal destinado en el extranjero
• Centros de trabajo móviles o itinerantes
• Relaciones laborales especiales de carácter dependiente
• Traslado del puesto de trabajo
•  Miembros del tribunal del jurado
• Miembros de las mesas electorales
• Miembros de instituciones representativas

¿Quién está obligado a justificar las dietas exentas de IRPF, trabajador o empresario?

Aunque hasta hace no mucho tiempo eran los empleados de cada organización quienes debían conservar los medios de prueba, hoy día, la justificación de las dietas exentas de IRPF recae en su empleador.

Si bien puede requerirse, por parte de la empresa, a cada trabajador que recoja los tickets, conserve las facturas y no pierda los justificantes, ante un evento de comprobación tributaria conducido a instancias de la Administración, será el responsable del negocio quien deba responder. Le corresponde probar:

1. Que se cuenta con documentos que justifiquen esas dietas exentas de IRPF.
2. Que esos documentos están completos e incluyen los datos mínimos exigidos por la Ley (como la fecha, importe y lugar de expedición).
3. Que la cuantía de la dieta queda libre del pago del impuesto y cumple, por tanto, con los preceptos legales de aplicación.

El Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) en su artículo 9, es quien reconoce al empresario como sujeto de comprobación tributaria. Si bien el empleador ya tenía responsabilidad en todo lo relativo a la administración o trámites que tuvieran que ver con las dietas exentas de IRPF, la diferencia ahora es que, si se produjera un error de gestión y, como resultado las cuentas compartidas con la Agencia Tributaria adolecieran de defectos, tendrá que responder.

Por ejemplo, en el caso de no encontrarse prueba documental que justificase un pago o si las cantidades declaradas no cuadran.

Es importante tener en cuenta que la exigencia de conservar los comprobantes no se extiende al empleado, por eso, cada empresa debería encontrar la forma de optimizar la gestión de este tipo de documentos.

Si pensamos en la cantidad de manos por las que pasa cada ticket o cada factura hasta que se procesa y registra adecuadamente, es fácil adivinar que la propensión a un error humano es grande.

Para evitar problemas tributarios, la gestión de estas partidas presupuestarias debe extremar su cuidado y una forma de hacerlo, simplificando la contabilidad en la empresa es recurriendo a soluciones como Ticket Restaurant.

Esta tarjeta, que se puede asociar a un titular y en la que es posible establecer un límite, automatiza la recogida de datos, pudiendo utilizarse únicamente durante la jornada laboral y para el fin aprobado por la empresa.

Se trata de un recurso que contribuye a la verificación de las dietas exentas de IRPF por parte de la empresa y que dota de comodidad al día a día de su plantilla.