La gestión de gastos es una parte fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Llevar un adecuado control de gastos evita posibles problemas financieros así como mantener el flujo de caja al nivel deseado. Definir presupuestos, establecer metas y monitorizar gastos e ingresos son algunas de las mejores prácticas en las que confiar para llevar a cabo una gestión de gastos óptima.
Por el contrario, si no llevamos un control de gastos de forma correcta pueden surgir diversos problemas como retrasos en los pagos, déficit de caja o incluso la quiebra de nuestro negocio.
El control de gastos implica llevar un seguimiento tanto de los ingresos como de los gastos que una empresa realiza, los cuales deben quedar reflejados en un presupuesto. De esta forma, se tiene un control completo de cada una de las partidas así como una visión global de toda la información relativa a los gastos de la compañía. Para ello todos ellos deben estar siempre contabilizados.
Para llevar un control de gastos eficiente podemos apoyarnos en herramientas de software que permitan que esta tarea se realice de forma digital y automatizada. La planificación de los gastos y el control del flujo de caja es clave para el buen funcionamiento de una empresa.
Llevar a cabo un control de los gastos conlleva una serie de ventajas:
- Evita problemas económicos en el futuro.
- Ayuda a negociar mejor los precios con los proveedores.
- Se ahorra en gastos superfluos.
- La empresa será mucho más solvente.
Pasos a seguir para implementar un sistema efectivo de control de gastos
Para implementar en nuestra empresa un correcto control de gastos podemos llevar a cabo los siguientes pasos:
1. Análisis Top-Down de los gastos empresariales
Análisis completo de cuánto, cómo y dónde se gasta el dinero utilizando un enfoque Top-Down, es decir, partiendo de los gastos globales se desciende progresivamente hasta los más específicos. Esta información es clave para poder diferenciar los gastos indispensables de los superfluos.
2. Análisis de los perfiles de empleados
El siguiente paso es conocer qué tipo de perfiles profesionales tiene nuestra plantilla y cuáles son los gastos que son susceptibles de generar.
3. Implementación de una herramienta de automatización
Integración de un sistema automatizado que permita gestionar el control de gastos de una forma más eficiente, rápida y precisa. Las nuevas tecnologías móviles, el uso generalizado de Internet y el desarrollo cloud computing permiten que estas herramientas sean muy sencillas de integrar en la empresa.
4. Definición del perfil de uso de cada empleado
Una vez analizados los gastos de la empresa, estudiados los gastos de nuestra plantilla e implementado el sistema que permite gestionar los gastos, es momento de crear los perfiles de uso de los empleados. En estos perfiles se podrá delimitar el tipo de gasto, franjas horarias, saldos, etc. Además, podremos tener la información necesaria para pasar al siguiente paso, la monitorización.
5. Monitorización
El último paso del proceso consiste en monitorizar los gastos para poder ajustarlos si fuera necesario. Para optimizar nuestros recursos, deberemos ser capaces de mantener todos nuestros gastos bajo control e implementar un sistema eficiente para que nuestra empresa sea más competitiva.
Digitalización del control de gastos de empresa
La digitalización del control de gastos ofrece múltiples ventajas, desde el ahorro que implica respecto a la gestión y almacenamiento, al ahorro de tiempo y dinero que se invierte en estas actividades.
Una factura o ticket digital es un documento con la misma validez legal que un documento físico en papel. Por ello, deben cumplir una serie de requisitos ante la Agencia Tributaria.
Algunos de los aspectos que se tienen que tener en cuenta a la hora de digitalizar documentos de gastos son los siguientes:
- Usar un formato homologado. Los documentos digitales deben ser un archivo de tipo PDF, TIFF, JPEG, PNG, ISO19005, así como cualquier otro que esté aceptado por la Agencia Tributaria.
- Resolución mínima de 200 píxeles. El documento debe ser perfectamente legible, lo que se garantiza con una resolución de 200 píxeles o más.
- Uso de un software homologado por AEAT. No solo el archivo debe estar en un formato homologado, sino que el programa o software usado para la creación de dicho archivo también debe estar homologado.
- Firma digital del documento. Debe incluirse en el documento digital en cuestión.
La digitalización del proceso de gestión de gastos nos ofrece una serie de ventajas frente a la gestión física o analógica de este tipo de documentación. Algunas de las ventajas más destacadas son las siguientes:
- Ahorro de espacio. No se requiere espacio físico para almacenar los documentos, ya que estos se almacenan directamente en el ordenador.
- Ahorro de tiempo. El uso de sistemas de gestión de gastos digitales ahorra gran cantidad de tiempo, ya que es un sistema mucho más ágil y dinámico que la gestión física de este tipo de documentación.
- Ahorro de dinero. Sistema mucho más barato y económico.
- Localización inmediata. Permite la localización inmediata de cualquier documento de gasto, ya que la búsqueda se realiza de manera automática en el ordenador.
- Reducción de las tareas de contabilidad. Al usar una gestión de gastos digital muchas de las tareas están automatizadas por lo que las tareas de contabilidad asociadas se reducen al mínimo.
- Facilita la gestión de las notas de gasto. Constituye un método mucho más sencillo, fácil y cómodo de utilizar.
- Se adapta a la deslocalización de empresas. Al no requerir de un espacio físico para acceder al documento, se adapta perfectamente a la deslocalización de empresas. Además, este tipo de gestión de gastos se adapta a la perfección a las necesidades de teletrabajo.
- Ahorro de papel. Se trata de un sistema más ecológico y respetuoso con el medio ambiente, puesto que no requiere del uso de papel para la tenencia del documento.
Consejos para un control de gastos eficiente
Para llevar a cabo un control de gastos eficiente en la empresa evitando que el flujo de efectivo se agote y que las deudas crezcan si control, podremos llevar a cabo una serie de acciones:
- Mantener los plazos bajo control. Si no se sabe cuándo vencen las facturas, pagos de préstamos comerciales o pagos con tarjeta de crédito, es posible que no se disponga de suficiente efectivo. Es por lo tanto necesario registrar cuándo vencen los pagos y programar recordatorios.
- Controlar el gasto. Saber cuánto dinero gasta la empresa por día, semana o mes. Sin esta información, podrían acumularse facturas innecesarias, generar un gasto excesivo o hacer un mal uso de los fondos. Se hace imprescindible centralizar la gestión para evitar despistes y sorpresas.
- No olvidarse de las cuentas por cobrar. Si ofrecemos crédito a los clientes hay que tener en cuenta que es posible que no se reciba dinero por los bienes vendidos o los servicios prestados hasta la fecha de vencimiento o más.
- Programar las compras. Para evitar épocas de bajo flujo de efectivo siempre resulta interesante programar las compras en la medida de lo posible. La clave está en no realizar compras innecesarias hasta que se hayan pagado las facturas y esperar hasta tener suficiente efectivo disponible para cubrir los nuevos gastos.
- Mejorar la gestión de inventario, tratar de reducir costes mediante la negociación con proveedores, intentar aumentar los ingresos recurriendo a promociones y mantener una reserva de efectivo son también medidas que mejoran resultados en la gestión de gastos.
Beneficios del control de gastos en la empresa
El primer beneficio y el más importante del control de gastos es el ahorro. Incrementar la capacidad de control de gastos en la organización debería convertirse por lo tanto en una prioridad.
Algunos de los beneficios más importantes que podemos llegar a conseguir si controlamos los gastos de nuestra empresa son:
- Más dinero disponible para innovación que mejorará nuestra situación frente a nuestros competidores.
- Más recursos al alcance para la capacitación de la plantilla. Invertir en formación es la clave para no perder la actualización que se precisa en el personal.
- Mayores posibilidades de retener talento en la empresa. El ahorro se puede traducir también en oportunidades para diseñar nuevas políticas que prioricen la retención de talento.
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