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Viajes de empresa: contando kilómetros

Los viajes de empresa siempre terminan de la misma manera: contando kilómetros, sumando importes de facturas y gestionando pagos. Al final, desplazarse sale caro, aunque, en ocasiones el retorno de esta inversión supera con creces el gasto asociado.

No obstante, existen formas de reducir costes. ¿Quieres saber cómo aumentar la rentabilidad de los viajes de empresa?

 

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Trucos para ahorrar y reducir el coste de los viajes de empresa

A veces serán desplazamientos en avión de ejecutivos que visitan a socios en otro país, otras se tratará de desplazamientos por carretera en plena ruta comercial. La cuestión es que los viajes de empresa son tan necesarios como costosos para el negocio y por eso están en nuestro punto de mira.

 

En las siguientes líneas proponemos diferentes formas de minimizar la inversión que requieren o de obtener ventajas que impulsen el ahorro en el negocio. Toma nota:

 

  1. Reservar el vuelo primero. Si se puede elegir cuándo viajar por negocios la reducción en el precio de los billetes de avión se convertirá una ventaja importante. La clave está en hacer una búsqueda de tarifa aérea con fecha flexible en varios sitios web de viajes y, una vez se encuentren los vuelos de menor coste, se puede empezar a trabajar para cuadrar fechas y comprobar si esos horarios funcionan para el propósito del negocio. Viajar con equipaje de mano solamente es una medida complementaria para ahorrar en los vuelos. Cuando el desplazamiento se hará por carretera o en tren no se trata de un criterio que ayude a reducir el precio de los viajes de empresa; pero, si éstos se realizarán en avión puede marcar una diferencia. Evitar el equipaje facturado previene cargos extra y es una forma de ahorrar.

 

  1. Usar buscadores de hotel. Algunas webs ofrecen precios en oferta para las reservas de última hora. Si bien, esperar al último momento para reservar también puede ser arriesgado, en especial en fechas de ferias y congresos. Lo más recomendable es recurrir a los comparadores para hallar el mejor trato para el destino seleccionado. Una vez obtenido, se puede contrastar este precio con el de la web del hotel, por contactar con ellos directamente para ver si se puede mejorar la tarifa, por ejemplo, incluyendo el desayuno. Los sitios web de cupones también te ayudan a ahorrar.

 

  1. Beneficiarse de descuentos en el repostaje. Los viajes de empresa por carretera son un clásico y una necesidad para muchos negocios. Los comerciales y visitadores recorren cientos de kilómetros a la semana y eso supone un gasto en manutención, ya que comen fuera, pero también un coste considerable en repostajes. Con Ticket Gasolina, se ahorra un porcentaje cada vez que se llena el depósito y, además, como las facturas están unificadas, resulta mucho más sencillo recuperar el IVA. Sumar descuento y devolución de impuestos es una ventaja a considerar.

 

  1. Llevar siempre encima en los viajes la tarjeta de comidas que te ofrece las facturas centralizadas y te evita tener que llevar dinero encima. Además, tanto en la modalidad de tarjeta, como en la de tickets, puedes incluir limitaciones por importe, día y también franja horaria de uso. Si aún no tienes Ticket Restaurant en tu empresa, los gastos de gestión pueden salirte gratis con este código promocional.

 

Por último, la opción que más gasto te ayuda a recortar en los viajes de empresa es evitarlos. Hoy día, existen otras formas de conectarse con personas, como Skype y Google+ Hangouts. Se trata de herramientas que fomentan la sostenibilidad y la productividad, fáciles de usar y gratuitas. Al mantener reuniones online con socios y clientes se mejora la conciliación de la vida familiar y laboral de los empleados, impulsando el ahorro.

Este tipo de alternativas no suponen el fin de los viajes de empresa, obviamente, pero sí contribuyen a racionalizarlos y a ajustar el gasto de negocio. ¿Qué te parecería premiar a los empleados que ayuden a reducir el gasto de la organización? Y, para terminar de ganar en control sobre los costes, ¿has pensado en recurrir a una solución integral de gastos profesionales? Corporate te ayuda a realizar las notas de gasto, digitalizar los tickets y recuperar el IVA.

 

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