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Cuadrantes de trabajo: cómo ganar en control e impulsar la productividad

Las nuevas cotas de complejidad que ha alcanzado el trabajo con la irrupción de los últimos avances tecnológicos tiene diversas consecuencias para los empleados, que van desde el aumento de estrés a la pérdida de productividad. En plena era digital, es preciso volver a hablar de los cuadrantes de trabajo, que ayudan a equilibrar las cargas, a mejorar la planificación y optimizar los recursos, consiguiendo que hacer más con menos sea posible, sin convertirse en un desafío insuperable.

 

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¿Cómo reducir el estrés con los cuadrantes de trabajo?

Según un estudio publicado en Teambay, más de uno de cada tres empleados considera la carga de trabajo como su principal fuente de estrés. El mal del siglo XXI tiene el potencial de provocar efectos tan perniciosos como los siguientes:

  • Aparición de enfermedades cardiovasculares.
  • Aumento de la rotación.
  • Degradación de la reputación de la empresa.
  • Descenso de la productividad y aumento de los costes.

El ritmo frenético de la tecnología y las imposiciones de las compañías, que avanzan en su proceso de transformación digital, aumentan la complejidad del entorno laboral afectando a su pieza clave: el empleado.

 

En el lugar de trabajo moderno, los gerentes esperan de sus empleados un alto nivel de productividad. El listón está cada vez más alto ya que las empresas se ven obligadas a seguir el ritmo de las demandas de sus clientes en un entorno muy competitivo, donde la supervivencia del negocio tiene mucho que ver con su capacidad para satisfacer a los clientes.

 

Pero, conviene recordar que el activo más importante que cualquier empresa tiene es su fuerza de trabajo, y si los empleados están sobrecargados de trabajo y agobiados, pueden tener dificultades para completar todas sus tareas asignadas.

 

La manera de ayudarles a administrar su carga de trabajo tiene que ver con:

  • Poner a su disposición cuadrantes de trabajo.
  • Evitar la multitarea.
  • Enseñarles a establecer prioridades.
  • Apostar por modelos de trabajo más flexibles.
  • Apoyarse en la tecnología cuando sea beneficioso.

¿Has pensado trasladar los cuadrantes de trabajo a un formato digital? De esta forma, al contar con un soporte interactivo es más fácil introducir cambios, intercambiar opiniones y asegurar que todos los interesados mantienen el mismo nivel de actualización.

¿Cómo pueden las empresas ayudar a los empleados a gestionar con mayor éxito su carga de trabajo?

Dado que el estrés a menudo se debe a la carga de trabajo, equilibrarla y permitir a los empleados ejercer un mayor control sobre ella es la clave de la solución.  El primer paso es cambiar la visión de la gestión y, volver a lo simple, a lo que funciona, como los cuadrantes de trabajo.

 

En vez de perderse en un magma de indicadores softwares de productividad, métricas e informes, que pueden afectar a la motivación de la plantilla y al modo en que cada empleado afronta el trabajo, hay que tratar de simplificar.

 

Para ello, bastaría con aplicar tres principios:

  1. Claridad y transparencia.
  2. Cooperación.
  3. Autonomía.

La insatisfacción en el trabajo a menudo es causada por una combinación de altas demandas de trabajo y una percepción de pérdida de control. Esta percepción podría deberse a plazos o muy poca autodeterminación en términos de procesos de trabajo y una forma de erradicarla es elaborando cuadrantes de trabajo en colaboración con los empleados de cada departamento.

 

Bien en talleres grupales, bien durante reuniones individuales sobre la priorización de las tareas, se puede enseñar a los empleados cómo priorizar las tareas y recuperar el control. Y, cuando notes que se alcanza la motivación perdida, no te olvides de trabajar por mantenerla con programas que aumentan la satisfacción de los trabajadores, como los de retribución flexible.

 

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