¿Los gastos de locomoción están exentos de IRPF?

Cuando un empleado de mi empresa me envía sus gastos por desplazamientos, ¿están estos exentos de IRPF? ¿Existe alguna diferencia entre si viaja en transporte público o utiliza su vehículo?
La Legislación sobre el IRPF recoge que los gastos de dietas y kilometraje están libres de gravamen; del mismo modo que tampoco cotizan a la Seguridad Social. Eso significa que ni el empleado debe incluirlos en su declaración de la renta, ni la empresa ha de efectuar ningún tipo de retención por ellos.
Sin embargo, la empresa está obligada a comunicar a la Seguridad Social todos los conceptos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización. Para ello, deberás incluirlo en un fichero llamado “Conceptos Retributivos Abonados” (CRA) que se debe remitir a través del Sistema RED.
Aunque hay tener en cuenta que existe una pequeña diferencia, dependiendo medio de transporte que utilice tu empleado:
  • Si este es público (tren, avión…) queda exenta la totalidad del importe.
  • Sin embargo, si emplea su vehículo particular, quedan excluidos hasta 0,19€ por kilómetro recorrido; así como gastos de peaje y aparcamiento (siempre y cuando estén demostrados y justificados).
  • En este último caso, si el trabajador utiliza su propio coche, quizás te interese recurrir a las soluciones de Edenred de Ticket Corporate o Ticket Gasolina. Ambos te permiten gestionar fácilmente los gastos de tu empresa a la vez que ahorras tiempo y dinero .

    Recuerda también que en los gastos de desplazamientos, viajes, hostelería… se puede desgravar el IVA siempre que estén justificados.

    Guia tips financieros para autonomos