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Cómo controlar los gastos de tu empresa en 5 pasos

06 de Septiembre de 2015

¿Es posible optimizar los gastos de tu empresa sin afectar directamente a los empleados? Sí, si aplicas un control de gastos efectivo.

El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier empresa. Ahorrar dinero no sólo consiste en la reducción de los gastos superfluos, también debe basarse en la optimización de los gastos necesarios para la actividad, como los viajes corporativos. Teniendo claro esto, podemos deducir que:

 

Controlar los gastos profesionales de la empresa es importante para:

 

A. No comprometer el futuro de la empresa


Una empresa que sabe cuánto, cómo y por qué gasta sus recursos, tendrá la capacidad analítica suficiente para tomar decisiones futuras más acertadas y objetivas. Esto permitirá dar un paso más en la consecución de beneficios y, con ello, asegurar un porvenir para toda la organización.

 

B. Evitar fraudes de empleados y proveedores


El control de gastos evita que empleados y proveedores se aprovechen del descontrol y cometan pequeños fraudes que, sin duda, saldrán caros a la empresa.

Estos son los 5 pasos fundamentales que debes seguir para implementar un sistema efectivo de control de gastos:

 

1. Análisis Top-Down de los gastos empresariales


El primer paso para la implementación de un control de gastos consta de un análisis completo de cuánto, cómo y dónde se gasta el dinero utilizando un enfoque Top-Down, es decir, partiendo de los gastos globales e ir descendiendo progresivamente hasta los más específicos. Tener esta información es clave para poder diferenciar los gastos indispensables de los superfluos.

 

2. Análisis de los perfiles de empleados


El siguiente paso es conocer qué tipo de perfiles profesionales tiene tu plantilla y cuáles son los gastos que son susceptibles de generar. Un ejemplo claro: no es lo mismo el tipo de gasto de tu equipo comercial, quienes acostumbran a viajar más, que los gastos que genera el equipo de desarrollo web. Es indispensable conocer y diferenciar los tipos de gastos que tienen los distintos perfiles de tu plantilla.

 

3. Implementación de una herramienta de automatización


El siguiente paso para poder incorporar un control de gastos realmente efectivo es la integración de un sistema automatizado que te permita gestionarlo de una forma más eficiente, rápida y precisa. Las nuevas tecnologías móviles, el uso generalizado de Internet y el desarrollo cloud computing permiten que estas herramientas sean muy sencillas de integrar.

 

4. Definición del perfil de uso de cada empleado 


Una vez analizados tus gastos, estudiados los gastos de tu plantilla e implementado el sistema que te permitirá gestionar los gastos, es momento de crear los perfiles de uso de tus empleados. Es en estos perfiles donde podrás delimitar el tipo de gasto, franjas horarias, saldos, etc. Además, podrás tener la información necesaria para pasar al siguiente paso: la monitorización.

 

5. Monitorización 


El último paso del proceso consiste en monitorizar los gastos para poder ajustarlos si fuera necesario.

 

Si quieres optimizar tus recursos, deberás ser capaz de mantener todos tus gastos bajo control. No dudes en implementar un sistema eficiente para que tu empresa sea más competitiva.


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