14 de diciembre de 2017

Gestión del tiempo: cómo ser más eficiente en la oficina

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Los empleados españoles pasan, de media, 9 horas y 19 minutos en su puesto laboral cada día. Sin embargo, solo son productivos durante 6 horas y 34 minutos, según el II Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles, elaborado por WorkMeter, lo que pone de manifiesto que los profesionales necesitamos mejorar la gestión del tiempo del capital humano.

Como dijo Lord Chesterfield: “Cuida los minutos y las horas se cuidarán de sí mismas”.  Y es que esa ausencia de productividad durante la jornada laboral conlleva que muchos empleados tengan que hacer frente a tareas fuera de su horario de trabajo. Concretamente, el 30% de los trabajadores españoles asegura que tiene que dedicar su tiempo personal al trabajo en el fin de semana  y un 16% sostiene que atiende asuntos laborales durante sus vacaciones, según el Barómetro anual de Bienestar y Motivación de los Empleados, realizado en 2015 por Edenred e Ipsos en 14 países europeos.

¿La consecuencia de esta mala gestión del tiempo en el trabajo? Una menor motivación y satisfacción. De hecho, el 41% de los trabajadores admite que no está contento con el equilibrio entre vida laboral y familiar.

¿En qué perdemos el tiempo?

Según un estudio desarrollado por Salary.com en colaboración con Microsoft y América Online, de las 45 horas semanales que contiene una jornada laboral media, 16 son improductivas, es decir, en torno a un tercio del tiempo es desperdiciado.

Ahora bien, debemos puntualizar que “perder el tiempo” no significa tomar un descanso entre horas o hacer una pausa de una hora para ir a comer, pues estas paradas son recomendables y saludables para reactivar la concentración. Los auténticos ladrones del tiempo son, según el informe:

  • Hablar con los compañeros sobre temas ajenos al trabajo (el 43%).
  • Navegar por internet (el 28%).
  • Enviar y recibir mensajes de texto (4%).
  • Consultar las redes sociales (4%).
  • Atender llamadas personales (4%).
  • Realizar compras online (2%).

Asimismo, no podemos olvidar que cualquier persona tarda una media de 120 segundos para volver a concentrarse tras una interrupción o en el cambio de una actividad a otra. Esto provoca que, de forma involuntaria, perdamos otros 60 minutos al día en micropausas, según el estudio de Workmeter. En el caso de los profesionales españoles, los empleados no dedican ni un minuto y medio a desarrollar una tarea de forma ininterrumpida.

¿Cómo funciona el tiempo?

Ya lo formuló Albert Einstein: el tiempo es relativo. No obstante, diversos estudiosos han profundizado en esta percepción y gestión del tiempo, dando como resultado una serie de conclusiones generalizadas sobre este concepto.

Así, existen una serie de principios que nos ayudarán a comprender cómo funciona la mente humana respecto a la gestión del tiempo.

  • Ley de Carlson o principio de las secuencias homogéneas: este principio sostiene que si desarrollamos una labor de forma continuada necesitaremos menos tiempo que si la realizamos de forma interrumpida.  
  • Ley de Pareto: según este investigador, cualquier tarea se extenderá hasta ocupar el total del tiempo disponible, es decir, cuanto más tiempo asignemos a priori a un trabajo, más dedicaremos al mismo.
  • Ley del 20-80: según este paradigma, el 20% de nuestro trabajo produce el 80% de los resultados, lo que pone en evidencia la importancia de focalizar nuestros esfuerzos en las tareas estratégicas.
  • Ley de Laborit: los profesionales tendemos a ejecutar antes un trabajo que nos agrada antes que otro que no nos resulta más tedioso, el más fácil que otro más complejo y los asuntos urgentes antes que los importantes. De ahí la importancia de saber priorizar tareas para no dejarnos llevar por este principio.   
  • Ley de Fraisse: cada individuo tiene una forma diferente de llevar a cabo una óptima gestión del tiempo en el trabajo, por lo que cada empleado debe estudiar y establecer cuáles son sus ritmos y momentos de mayor eficiencia.

Pautas para una correcta gestión del tiempo

Conocidos estos principios y detallados los principales ladrones de tiempo, es lógico plantearse cómo podemos mejorar nuestra gestión del tiempo en el trabajo. En este sentido, los siguientes consejos nos ayudarán a ser más eficientes:

  • Destinar un espacio de tiempo a analizar nuestros objetivos. Se trata de dedicar unos minutos a estudiar qué queremos conseguir y cómo vamos a lograrlo, lo que contribuye a que prioricemos tareas y podamos focalizar nuestra atención en lo verdaderamente importante.  Por su parte, Greg McKeown, autor de Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, aconseja utilizar la primera media hora de la jornada laboral a esta planificación del día, pues nuestra mente estará a pleno rendimiento tras el descanso de la noche anterior.
  • Elaborar una lista de tareas pendientes. Hacer una lista con los asuntos por hacer permite a nuestro cerebro concentrarse en cada acción, sin tener que estar pendiente de recordar cuál es el siguiente paso. Además, esta técnica nos ofrece una visión global y resumida de nuestros objetivos, lo que aumenta también la eficacia. Ahora bien, hay que tener cuidado con no obsesionarnos con tachar misiones, pues esto nos llevará a priorizar asuntos sencillos y rápidos, dejando de lado otros más complejos pero también más estratégicos.
  • Reservar tiempo para los objetivos más importantes. No basta con apuntar en la agenda una tarea, sino que también es conveniente cerrar cómo y cuándo vamos a llevarla a cabo, reservando ese tiempo para ello. Así evitamos caer en la procrastinación o sufrir interferencias durante su desarrollo.
  • Dividir en bloques los proyectos más complejos. Como hemos mencionado, ante un objetivo de gran envergadura podemos vernos apabullados, optando por adelantar otras tareas más sencillas, pero menos vitales. Para ello, podemos segmentar el proyecto en objetivos más pequeños y asumibles, llevándolo a cabo paso a paso.
  • Delegar para mejorar la eficacia. Uno de los errores más comunes en el ámbito laboral, especialmente entre los superiores y directivos, es pensar que si nos dedicamos personalmente a una tarea tardaremos menos que si lo encargamos a otra persona. Aunque las primeras veces, haya que dedicar más tiempo a enseñar y explicar cómo se hace algo y supervisar el resultado, a medio plazo el empoderamiento supone un gran ahorro de horas y esfuerzo.
  • Planificar las reuniones. Según Workmeter, el 19% de los profesionales considera que las mayores distracciones en el desarrollo de sus funciones provienen de la celebración de demasiadas reuniones en la oficina. Sin embargo, el problema no radica en el encuentro en sí, sino en su ejecución y desarrollo. Si lo planificamos correctamente, identificando los asuntos que vamos a tratar, el objetivo que queremos lograr y las preguntas que necesitamos hacer, estas puestas en común entre compañeros contribuyen a generar equipos de alto rendimiento.
  • Descansar no es perder el tiempo. Las paradas para tomar un respiro o salir a almorzar durante la jornada laboral no suponen que estemos malgastando el tiempo. De hecho, los expertos aconsejan realizar descansos de unos minutos cada dos horas para ayudar a nuestro cerebro a reponerse.  
  • Analizar cómo perdemos el tiempo y tomar medidas. Para superar los malos hábitos en la gestión del tiempo, nada mejor que conocer primero en qué malgastamos nuestra jornada laboral: ¿nos interrumpen demasiado? ¿consultamos el correo con demasiada frecuencia? ¿no somos capaces de concentrarnos en una actividad más de dos minutos seguidos?… Una vez que sabemos qué falla, podremos adoptar soluciones específicas.

Apps para una mejor gestión del tiempo en el trabajo

Aunque la tecnología (internet, redes sociales, whatsapp…) es, en gran medida, uno de los factores que genera más distracciones en el trabajo, también es cierto que podemos convertirla en una gran aliada.

En el mercado podemos encontrar numerosas aplicaciones para dispositivos móviles que nos ayudarán a mejorar nuestro rendimiento. Estas son algunas de estas apps de gestión del tiempo:

  • Focus Lock o Flipd. Se trata de dos ejemplos para Android e iOS, respectivamente, de bloqueadores de distracciones. Estas aplicaciones permiten al usuario bloquear en su terminal los emails, alertas, llamadas entrantes, notificaciones de las redes sociales… durante un periodo de tiempo, permitiéndole concentrarse en algún tema sin interrupciones.
  • MoneyPenny. Posibilita llevar a cabo un seguimiento en tiempo real del trabajo realizado por cada profesional y/o tarea, su rendimiento y eficacia desde cualquier dispositivo informático. Además, ofrece informes, notificaciones a través de Slack y HipChat, un registro de facturación, seguimiento de proyectos o monitorización de las tareas en vivo.
  • 18 minutos. Inspirada en el libro homónimo de Peter Bregman, esta herramienta nos ayuda a reforzar nuestra capacidad de concentración. Consiste en mantener el foco en la app durante 18 minutos, sin realizar otras actividades, para entrenar esta destreza.
  • RescueTime. ¿Quieres saber en qué empleas el tiempo con tu ordenador? Con esta app podrás monitorizar tu actividad en el dispositivo y recibir informes con la misma. Para corregir posibles desviaciones, el software también envía alertas, bloquea páginas o programas y permite escribir notas sobre los objetivos conseguidos.    
  • Tomato Timer. Francesco Cirillo desarrolló la técnica pomodoro en la década de los 80, consistente en dedicar 25 minutos a una sola actividad. Esta aplicación ayuda a ejercitarla a través de un temporizador que nos avisa cuando el tiempo ha terminado.  
  • Mindfulness APP. Cada día necesitamos meditar y analizar qué hemos hecho, qué tenemos que hacer y cómo lo vamos a conseguir. Para ayudarnos en esta introspección, existen diferentes apps en el mercado especialmente diseñadas para fortalecer esta reflexión.
Edenred España

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